Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento příspěvek. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vešlo v účinnost 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna Příbor zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracování údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození a adresu. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu uzavření smlouvy o výpůjčce a také k ochraně knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále uchovává historii výpůjček, záznamy o uhrazených poplatcích a informace o datu návštěvy knihovny pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pokud je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P, může po jeho předložení využívat slevu registračního poplatku.

 Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci s uživateli. Čtenář si může vybrat, zda chce posílat informace o rezervacích či upomínkách na e-mail nebo telefon a také si může zvolit, jestli chce informace o akcích knihovny nebo nových knihách zasílat na e-mail. Všechny tyto souhlasy může vzít kdykoliv zpět.

Pokud čtenář neuvede své telefonní číslo nebo e-mail, využije knihovna k informování o upomínkách či rezervacích poštovní adresu.

O počtu uživatelů i vypůjčených dokumentů je knihovna povinna na konci roku vykazovat statistiku své činnosti jak zřizovateli, tak i orgánům státu (NIPOS).

Kamerový systém

Knihovna je vybavena monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost hůře viditelných prostor. Informace o použití kamerového systému je uvedena u vstupu do knihovny i v jejích prostorách.

 

Kde své údaje najdete

Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení na webových stránkách knihovny www.pribor.knihovna.info. Čtenářské konto nabízí přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb a informace o zadaných rezervacích.

Čtenář má právo požádat si písemnou formou o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. První výpis poskytneme zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální. Proto nyní žádáme čtenáře o vyplnění Přihlášky čtenáře, na základě které změny v údajích podchytíme také v knihovním systému.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o informace o akcích knihovny. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail a pokud si to přejete.

Jak dlouho údaje uchováváme


Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu a dva roky po ukončení platnosti, pokud s tímto bude čtenář souhlasit. Během těchto dvou let si může čtenář členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Je to tedy služba pro čtenáře, který má stále přehled o knihách, které již četl. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Papírovou přihlášku knihovna skartuje.

Čtenář se také může rozhodnout, že svou čtenářskou historii nechce evidovat a tudíž mu budou vrácené knihy anonymizovány ihned, pokud bude mít uhrazeny veškeré případné dluhy vůči knihovně. V tomto případě ale není možné čtenářskou historii obnovit.

Pokud si již čtenář nepřeje využívat služeb knihovny, může zažádat o anonymizaci (vymazání údajů) a to osobně v knihovně po vyplnění žádosti a předložení průkazu totožnosti. Toto vymazání údajů je nevratné.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius na vlastním serveru. K údajům má přístup pracovník firmy spravující vzdáleně knihovní systém.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na vedoucí Městské knihovny Příbor.

Jmenovaným pověřencem pro knihovnu je Ing. Jan Gubáš: email: gubas@catania.cz

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kontakt: tel.: 556 725 037  E-mail: knihovna@knihovna-pribor.cz